Eventualmente antes de excluir uma conta de e-mail em seu painel do Google Apps pode ser necessário fazer o backup da mesma. Atualmente a Google oferece duas formas de fazer isso:
1ª - Com o Google App Sync, software que sincroniza as mensagens da conta com o Outlook, podendo assim criar um arquivo
.PST da conta a ser excluída. Porém com esta ferramenta você precisa alterar a senha da conta para realizar o backup, além de precisar ter o Outlook em seu computador.
2ª - Google Vault: "O Google Apps Vault é um complemento do Google Apps que permite reter,
arquivar, pesquisar e exportar as mensagens de e-mail e bate-papo da sua
organização de acordo com as necessidades de compliance e descoberta
eletrônica." (Google, 2016).
Com o Google Vault é possível fazer o backup de toda a conta sem necessitar trocar a senha. Além disso, o Google Vault gera um arquivo
mbox, que pode ser aberto com softwares gratuitos como o Thunderbird.
Para utilizar o Vault primeiro você precisa solicitar o serviço (no meu caso solicitei pra empresa parceira do Google que fez a criação de nosso domínio no Google Apps).
Com o serviço habilitado acesse o console de administração do Google App e crie uma conta que será utilizada para fins de backup (vamos chama-lá de conta Backup) depois e vá em Billing/Faturamento, no campo de busca digite o nome da conta e clique em Search.
Selecione o usuário e clique em Assign/Atribuir > Google Apps Vault > Assign License/Atribuir Licença.
Após faça o mesmo para a conta que será feito o Backup.
Feito isso acesse o link:
https://ediscovery.google.com/discovery/# e faça login com a conta Backup criada anteriormente.
Para gerar os backups é necessário criar um 'Caso', dentro desse caso ficarão as
Retenções, que é onde de fato o backup será executado.
Após criar um novo caso clique nele. Agora você pode criar suas retenções. Para cada nova conta crie uma nova retenção. Ao clicar em CRIAR RETENÇÕES essa página será aberta:
Dê um nome para a retenção e em seguida atribua uma conta de e-mail para essa retenção.
Lembrando: a conta deve estar com o Vault atribuído.
No campo data o backup pode ser limitado a um determinado intervalo de tempo. Existe também a opção de inserir Termos, para fazer backup apenas de uma determinada pasta ou apenas de anexos, etc. Essas configurações não precisam ser feitas agora.
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| Retenção Criada |
Clique na retenção e então clique em
Pesquisar.
Coloque novamente o e-mail que deseja fazer backup. Nesta etapa agora os filtros de data e os termos podem ser preenchidos para um backup especifico. Após tudo preenchido clique em Pesquisar.
Este é o resultado da pesquisa (todos os e-mails da conta):
Clique em Exportar para gerar o arquivo mbox.
Aguarde até o término da consulta. Então os seguintes arquivos serão gerados:
Destes arquivos gerados apenas o arquivo .ZIP é importante. é nele que se encontra o arquivo mbox contendo todos os e-mails da conta.
